Pelatihan Penyusunan Pertanggungjawaban Keuangan Hibah PKM Tahun 2026

I. PEMBUKAAN & KETENTUAN UMUM

- Penyelenggara: Dibuka oleh Rektor Universitas Yudharta Pasuruan (Dr. Kholid Murtadlo, S.E., M.E.) beserta jajaran Wakil Rektor.

- Narasumber:

1. Bapak Faisal

2. Dr. Eng. Khoirul Budiman, S.T., M.T. (Universitas Bengkulu)

- Prinsip Pengelolaan Anggaran:

- Bersifat rigid (kaku). Penggunaan anggaran wajib sesuai dengan RAB yang telah disahkan dan hanya untuk kepentingan operasional kegiatan.

- Semua bukti transaksi wajib disimpan baik secara fisik maupun digital.

- Revisi RAB: Perubahan komponen anggaran diperbolehkan selama tidak keluar dari koridor/kategori besar yang telah ditetapkan.

II. PENGADAAN BAHAN HABIS PAKAI (BHP)

Pertanggungjawaban dibedakan berdasarkan metode pembelian:

A. Pembelian Secara Online (E-Commerce)

- Bukti Utama: Resi pengiriman dan invoice dari aplikasi (termasuk harga barang dan biaya layanan/ongkir). Bukti transfer bank tidak wajib namun disarankan.

- Dokumen: Menggunakan Kuitansi Jabatan.

- Ditandatangani oleh Ketua Peneliti dan diketahui oleh Ketua LPPM.

- Atas nama penerima uang ditulis Institusi/Universitas, bukan nama pribadi.

- Peringatan: Disarankan tidak menggunakan voucher/cashback pribadi agar nilai transaksi riil sesuai dengan bukti kuitansi dan terhindar dari temuan audit.

B. Pembelian Secara Offline (Toko Fisik)

- Bukti Utama: Nota belanja dan kuitansi resmi yang bercap/stempel toko serta alamat jelas.

- Materai: Wajib dibubuhi materai untuk transaksi di atas Rp5.000.000.

- Status Vendor:

- Non-PKP: Maksimal pembelian Rp10.000.000 dan wajib dilampiri Surat Pernyataan Non-PKP.

- PKP: Di atas Rp10.000.000 disarankan membeli di vendor PKP untuk mendapatkan Faktur Pajak (PPN 11%).

 

III. BELANJA MODAL & PENANGANAN ASET

- Status Barang: Seluruh barang yang dibeli adalah Aset Universitas/Barang Milik Negara, bukan milik pribadi.

- Administrasi: Wajib didata di unit logistik, diberi nomor aset, dan ditempel QR Code/Barcode.

- Penyerahan Alat (PKM):

- Jika alat/teknologi diserahkan ke mitra (minimal 50% anggaran), wajib dibuatkan Berita Acara Serah Terima (BAST).

- Barang habis pakai sederhana (baskom, wajan, dll) sebaiknya dimasukkan ke pos BHP agar tidak perlu administrasi aset yang rumit, kecuali merupakan bagian dari teknologi inovasi.

IV. KONSUMSI RAPAT INTERNAL

Penyaluran anggaran mengacu pada Standard Biaya Masukan (SBM) dan durasi rapat:

- Ketentuan:

- Half Day (≥ 4 jam): 1x Snack.

- Full Day (≥ 8 jam & melewati jam makan siang): 2x Snack + 1x Makan Siang.

- Lampiran Wajib (SPJ):

1. Surat Undangan

2. Rundown Acara

3. Daftar Hadir (Jumlah porsi = Jumlah hadir)

4. Notulensi Rapat

5. Dokumentasi Foto (kegiatan & saat makan)

- Bukti Bayar:

- Beli di toko/warung: Wajib kuitansi + cap.

- Pesan Online: Menggunakan Kuitansi Jabatan.

V. TENAGA PEMBANTU LAPANGAN & JASA PIHAK KETIGA

- Tenaga Pembantu Lapangan:

- Merupakan masyarakat lokal, bukan dosen/mahasiswa internal.

- Honor maksimal Rp80.000/orang/hari.

- SPJ: Surat Tugas, Daftar Hadir, Form Penerimaan Upah, dan Logbook Harian yang merinci pekerjaan.

- Jasa Pihak Ketiga:

- Untuk sewa alat luar atau jasa profesional dikenakan pajak PPh Pasal 23 (2%).

- Dilarang: Membebankan biaya sewa alat/ruang antar unit internal kampus dari dana hibah ini (transaksi internal).

Artikel Terkait