Pelatihan Penyusunan Pertanggungjawaban Keuangan Hibah PKM Tahun 2026

I. PEMBUKAAN & KETENTUAN UMUM

- Penyelenggara: Dibuka oleh Rektor Universitas Yudharta Pasuruan (Dr. Kholid Murtadlo, S.E., M.E.) beserta jajaran Wakil Rektor.

- Narasumber:

1. Bapak Faisal

2. Dr. Eng. Khoirul Budiman, S.T., M.T. (Universitas Bengkulu)

- Prinsip Pengelolaan Anggaran:

- Bersifat rigid (kaku). Penggunaan anggaran wajib sesuai dengan RAB yang telah disahkan dan hanya untuk kepentingan operasional kegiatan.

- Semua bukti transaksi wajib disimpan baik secara fisik maupun digital.

- Revisi RAB: Perubahan komponen anggaran diperbolehkan selama tidak keluar dari koridor/kategori besar yang telah ditetapkan.

II. PENGADAAN BAHAN HABIS PAKAI (BHP)

Pertanggungjawaban dibedakan berdasarkan metode pembelian:

A. Pembelian Secara Online (E-Commerce)

- Bukti Utama: Resi pengiriman dan invoice dari aplikasi (termasuk harga barang dan biaya layanan/ongkir). Bukti transfer bank tidak wajib namun disarankan.

- Dokumen: Menggunakan Kuitansi Jabatan.

- Ditandatangani oleh Ketua Peneliti dan diketahui oleh Ketua LPPM.

- Atas nama penerima uang ditulis Institusi/Universitas, bukan nama pribadi.

- Peringatan: Disarankan tidak menggunakan voucher/cashback pribadi agar nilai transaksi riil sesuai dengan bukti kuitansi dan terhindar dari temuan audit.

B. Pembelian Secara Offline (Toko Fisik)

- Bukti Utama: Nota belanja dan kuitansi resmi yang bercap/stempel toko serta alamat jelas.

- Materai: Wajib dibubuhi materai untuk transaksi di atas Rp5.000.000.

- Status Vendor:

- Non-PKP: Maksimal pembelian Rp10.000.000 dan wajib dilampiri Surat Pernyataan Non-PKP.

- PKP: Di atas Rp10.000.000 disarankan membeli di vendor PKP untuk mendapatkan Faktur Pajak (PPN 11%).

 

III. BELANJA MODAL & PENANGANAN ASET

- Status Barang: Seluruh barang yang dibeli adalah Aset Universitas/Barang Milik Negara, bukan milik pribadi.

- Administrasi: Wajib didata di unit logistik, diberi nomor aset, dan ditempel QR Code/Barcode.

- Penyerahan Alat (PKM):

- Jika alat/teknologi diserahkan ke mitra (minimal 50% anggaran), wajib dibuatkan Berita Acara Serah Terima (BAST).

- Barang habis pakai sederhana (baskom, wajan, dll) sebaiknya dimasukkan ke pos BHP agar tidak perlu administrasi aset yang rumit, kecuali merupakan bagian dari teknologi inovasi.

IV. KONSUMSI RAPAT INTERNAL

Penyaluran anggaran mengacu pada Standard Biaya Masukan (SBM) dan durasi rapat:

- Ketentuan:

- Half Day (≥ 4 jam): 1x Snack.

- Full Day (≥ 8 jam & melewati jam makan siang): 2x Snack + 1x Makan Siang.

- Lampiran Wajib (SPJ):

1. Surat Undangan

2. Rundown Acara

3. Daftar Hadir (Jumlah porsi = Jumlah hadir)

4. Notulensi Rapat

5. Dokumentasi Foto (kegiatan & saat makan)

- Bukti Bayar:

- Beli di toko/warung: Wajib kuitansi + cap.

- Pesan Online: Menggunakan Kuitansi Jabatan.

V. TENAGA PEMBANTU LAPANGAN & JASA PIHAK KETIGA

- Tenaga Pembantu Lapangan:

- Merupakan masyarakat lokal, bukan dosen/mahasiswa internal.

- Honor maksimal Rp80.000/orang/hari.

- SPJ: Surat Tugas, Daftar Hadir, Form Penerimaan Upah, dan Logbook Harian yang merinci pekerjaan.

- Jasa Pihak Ketiga:

- Untuk sewa alat luar atau jasa profesional dikenakan pajak PPh Pasal 23 (2%).

- Dilarang: Membebankan biaya sewa alat/ruang antar unit internal kampus dari dana hibah ini (transaksi internal).

Sesi ke 2 setelah ishoma

BAGIAN 1: PERJALANAN DINAS

I. DEFINISI DAN JENIS PERJALANAN DINAS

- Luar Kota: Perjalanan yang melintasi batas Kota/Kabupaten.

- Dalam Kota: Kegiatan di dalam wilayah Kabupaten/Kota yang sama, namun wajib berdurasi minimal 8 jam untuk mendapatkan hak perjalanan dinas.

II. DOKUMEN WAJIB (SPJ)

Setiap pelaksanaan perjalanan dinas harus dilengkapi dengan berkas berikut:

1. Surat Tugas / Surat Perjalanan Dinas (SPD)

- Memuat nama personel, maksud perjalanan, dan tujuan.

- Ditandatangani dan disahkan oleh LPPM.

- Dibuat per orang (satu orang satu set dokumen).

2. Visum Perjalanan Dinas

- Dokumen pencatatan perjalanan yang memuat rute: Berangkat → Tujuan → Kembali.

- Wajib ada bukti tanda tangan/cap di tempat tujuan (mitra/kantor) sebagai bukti kedatangan.

- Aturan Rute: Harus mencatat "Masuk" dan "Keluar" kota. Tidak boleh ada perjalanan yang tidak jelas tujuannya atau menyimpang (misal: pulang kampung).

3. Rincian Biaya Perjalanan Dinas

- Memuat rincian hak-hak yang diterima:

- Uang Harian: Untuk konsumsi dan uang saku (sudah bulat, tidak perlu bukti kuitansi makan).

- Biaya Transportasi: Tiket, bensin, atau sewa kendaraan.

- Biaya Penginapan: Jika kegiatan memerlukan menginap.

III. ATURAN PENGGUNAAN ANGGARAN & PAGU

- Standar Biaya Masukan (SBM): Besaran biaya transportasi dan uang harian mengacu pada aturan yang berlaku di Provinsi Jawa Timur.

- Contoh: Pasuruan ke Surabaya (bensin) maksimal Rp228.000 (one way).

- Tidak Boleh Double Claim:

- Jika sudah mendapatkan fasilitas makan dalam paket meeting (full board/full day), tidak boleh lagi mengklaim uang harian.

- Uang harian terpisah dengan biaya transportasi.

- Transportasi:

- Umum: Wajib lampirkan Tiket + Boarding Pass / Bukti Pembayaran.

- Kendaraan Pribadi: Gunakan pagu standar bensin sesuai jarak, lampirkan struk dan Kuitansi Jabatan.

- Sewa Kendaraan: Ada pagu maksimal tergantung jenis dan kapasitas kendaraan.

IV. KASUS CONTOH

Kasus 1: Perjalanan Luar Kota (Bandung - Jakarta)

- 5 Orang, berangkat kereta api, pulang hari yang sama.

- Dokumen: Surat Tugas, Visum (5 set), Rincian Biaya, Tiket Kereta + Boarding Pass, Notulen Rapat, Daftar Hadir, Dokumentasi.

- Hak: Uang Harian + Biaya Transport Kereta. (Tidak ada penginapan).

Kasus 2: Rapat di Luar Kantor / Hotel

- Jika menggunakan paket Full Day Meeting di hotel.

- Dokumen: Invoice Hotel, Kuitansi Resmi (bercap), Surat Pesanan.

- Catatan: Karena sudah dapat makan dari paket hotel, maka tidak dapat uang harian perjalanan dinas. Hanya dapat biaya transport PP.

BAGIAN 2: HONORARIUM

I. JENIS DAN STANDAR

1. Tenaga Pembantu Lapangan

- Maksimal Rp80.000/orang/hari.

- Bukan dosen/staf internal, melainkan masyarakat lokal.

- SPJ: Surat Tugas, Daftar Hadir, Logbook, Form Penerimaan.

2. Pengolah Data

- Maksimal Rp1.540.000 per judul penelitian.

- Hanya untuk 1 orang per proposal.

- Disarankan diisi oleh mahasiswa/tim internal.

- SPJ: Surat Tugas, Logbook Pekerjaan, Copy KTP, Potongan PPh 21 (jika memenuhi syarat).

3. Narasumber (Eksternal)

- Berbeda dengan internal.

- SPJ: Surat Undangan, CV, Materi Presentasi, Daftar Hadir.

Peringatan:

- Hindari double honor (satu orang mendapat jatah dua pos berbeda seperti Pembantu Peneliti dan Pengolah Data sekaligus kecuali dibuktikan dengan logbook yang jelas).

- Hindari praktik saling menukar peran (misal: jadi narasumber di kegiatan sendiri atau sesama dosen internal) demi keamanan audit.

BAGIAN 3: PENGADAAN BARANG / JASA NILAI BESAR

I. BATASAN DAN PROSEDUR

- Nilai Kecil (< Rp25 Juta): Beli langsung (cash & carry), cukup nota/kuitansi.

- Nilai Besar (> Rp25 Juta): Wajib prosedur pengadaan formal.

- Sangat Besar (> Rp250 Juta): Wajib proses lelang/penawaran dari minimal 3 vendor.

II. ALUR DOKUMEN PENGADAAN

1. Justifikasi Kebutuhan: Peneliti menulis alasan kenapa butuh barang tersebut.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga: Dari Unit Pengadaan ke Vendor.

3. Surat Penawaran Harga: Balasan dari Vendor.

4. Harga Perkiraan Sendiri (HPS): Perbandingan harga pasar untuk memastikan harga wajar/tidak mark-up.

5. Berita Acara Negosiasi: Kesepakatan harga dan spesifikasi.

6. Surat Perintah Kerja (SPK): Keputusan memilih vendor.

7. Kontrak Kerja Sama: Bermaterai cukup.

8. Berita Acara Serah Terima (BAST): Barang datang, dicek spesifikasi, difoto.

III. DOKUMEN PENDUKUNG LAINNYA

- Invoice / Nota Tagihan.

- Kuitansi Pembayaran (Wajib Cap).

- Faktur Pajak (PPN) jika vendor PKP.

- Dokumentasi: Foto barang saat diterima.

Tips:

- Bapak/Ibu sebagai user cukup mengajukan kebutuhan, proses teknis pengadaannya menjadi tugas unit Sarpras/Logistik/Pengadaan.

- Pastikan harga wajar dengan cara survei online atau toko sebagai pembanding.

BAGIAN 4: PENUTUP & STRATEGI PENYUSUNAN RAB

I. PRINSIP PENGELOLAAN

- Rigid (Kaku): Penggunaan anggaran harus sesuai RAB yang sudah diketok palu.

- Fleksibilitas: Boleh mengatur pos anggaran selama masih dalam satu koridor/kategori besar (tidak pindah kluster). Disebut juga istilah "Gendong-ndit".

- Tujuan: Hanya untuk operasional penelitian/PKM, tidak boleh untuk keperluan pribadi (pulsa, kebutuhan rumah tangga, rapat prodi, dll).

II. STRATEGI AGAR ANGGARAN HABIS (NOL)

- Jika ada sisa atau ada komponen yang harganya naik, silakan atur di pos-pos yang memungkinkan untuk diedit/disesuaikan agar total realisasi mendekati nol atau habis.

- Penyimpanan Bukti: Wajib simpan bukti fisik dan digital minimal 10 tahun.

III. KOMPLIANSI DAN AKUNTABEL

Tujuan kepatuhan adalah agar:

1. Dosen tenang saat pelaksanaan.

2. LPPM dan Pimpinan tenang.

3. Aman saat audit.

Materi Disampaikan Oleh:

Bapak Dr. Engineering Faisal Budiman

Dokumentasi ini disusun sebagai bahan rujukan administrasi keuangan hibah.

Artikel Terkait